En quelles étapes se déroulent l’archivage d'un document ?

Dans le contexte actuel, l'archivage n'est tout autre qu'un ensemble d’actions visant à maintenir l'ordre, la sécurité et la traçabilité à long terme des informations que l’on doit ou souhaite conserver. Pour un rendu optimal, il est crucial de suivre les grandes étapes que cette tâche implique. Tous les détails à propos dans cet article.

La collecte et tri des documents

L’archivage de documents, qui plus est d'ordre administratif, nécessite de passer obligatoirement par l’étape de la collecte et du tri. Vous pouvez lire cet article dans son entièreté pour mieux comprendre comment cela fonctionne. Il s’agit dans un premier temps de rassembler tous les fichiers à archiver, qu’ils soient physiques ou numériques. C’est le même principe qui s’applique en effet pour les deux cas.

Il faut ensuite les organiser en suivant l’une des méthodes de classement les plus utilisées à traverse monde. Parmi les plus efficaces, on note le classement numérique qui s’effectue par attribution d’un numéro spécialisé à chaque fichier. On retrouve également des solutions populaires comme l’organisation par thématique ou le tri par ordre chronologique. Il est toutefois possible d’associer plusieurs de ces méthodes pour des résultats plus concluant. Il faudra néanmoins tenir compte de la nature de vos documents et de vos objectifs.

L’indexation des fichiers

Après l’étape de la collecte et du tri vient celle de l’indexation. Cette dernière est un procédé qui consiste à marquer les documents ou à les associer à des informations bien spécifiques, facilitant ainsi par la suite la recherche et la récupération de ceux-ci. En d’autres termes, il s’agit tout simplement d’attribuer des mots-clés ou des codes à chacun de ses documents pour faciliter la recherche ultérieure. C’est une tâche délicate qui exige une attention particulière, mais aussi de la minutie quant au choix des mots ou informations qu’on souhaite associer à ses documents.

Le stockage sécurisé

Le but du stockage sécurisé comme son nom l’indique est de conserver jalousement vos documents dans l’optique de les récupérer intacts lorsque le besoin se fait ressentir. Cependant, les approches utilisées ne seront pas les mêmes pour les fichiers numériques et les documents physiques. Dans le premier cas, notamment en ce qui concerne les papiers électroniques, il faut se reposer sur des solutions de stockage sécurisées, telles que des disques durs externes, des serveurs cloud ou des logiciels de gestion documentaire.

Quant aux fichiers physiques, il faudra trouver un endroit sec, à l’abri de la lumière directe du soleil et de l’humidité ou vous pouvez les disposer en toute quiétude. Pour limiter tout risque de détérioration, n’hésitez surtout pas à utiliser des classeurs, des boîtes d’archives ou des étagères. Ce sont autant de solutions dont vous disposez pour assurer la pérennité de vos documents importants.

La gestion du cycle de vie

La dernière étape qui est celle de la gestion du cycle de vie implique de se débarrasser des documents qui ne vous servent plus ou qui sont devenus obsolètes avec le temps. Cela se fera en deux phases distinctes. La première est celle de la conservation et la seconde est celle de la suppression ou de l’élimination.

En effet, vous devez définir dans un premier temps la durée pendant laquelle chaque type de document doit être conservé (légalement ou pour des raisons opérationnelles). Il faudra ensuite évaluer de façon périodique les fichiers et supprimer ceux qui ne sont plus nécessaires. Tout cela doit bien sûr se faire dans le respect le plus strict des règles de confidentialité et de protection des données.